Word Dokumente als PDF abspeichern oder versenden

Word Dokumente können ab der Microsoft Office Version 2007 schnell und einfach in das PDF Format konvertiert werden. PDF steht dabei für Portable Document Format und ist eine sehr weit verbreitete Methode, um Speicherplatz zu sparen oder Word Dokumente nicht mehr änderbar an EMails anzuhängen bzw. auf portable Speichermedien zu exportieren. Um das PDF Format anzeigen zu können, benötigen Sie den Adobe Reader.

Word Dokument in das PDF Format speichern

Die folgende Anleitung beschreibt das unkomplizierte Speichern eines Word Textdokuments als PDF Datei. In der Microsoft Office Version ab 2010 klickt man für die Konvertierung von Word in PDF Dokumente auf den Karteireiter Datei und danach auf "Speichern und Senden". Die Auswahl kann auch dem nebenstehenden Bild entnommen werden. Hier ist auch die später beschrieben Funktion beschrieben, eine Word Datei als PDF Anhang direkt an eine EMail anzuhängen.

Um das Word Dokument nur als PDF abzuspeichern wählt man aus den verfügbaren Optionen "PDF/XÜS Dokument erstellen" aus. Danach erhält man auf der rechten Seite die Option, das Word Dokument in PDF zu konvertieren. Die Schaltflächen für die Speicherung als PDF Datei sind im Folgenden dargestellt. Als letzten Schritt wählt man im gewohnten Windows Menü noch den gewünschten Ordner und den Dateinamen und kann die Datei im PDF Format abspeichern. Das selbe Menü erreichen Sie übrigens auch mit dem Shortcut für Microsoft Word: ALT + D.

Word Dokument als PDF Datei an eine EMail anhängen

Insofern man das aktuelle Word Dokument nur als PDF Anlage an eine Mail anhängen möchte, so gibt es im Microsoft Word auch hierfür eine Option. Im Gegensatz zu der gerade erläuterten Speicherung als PDF Dokument wird dieses Dokument dann nur in der gesendeten EMail gespeichert. Eine Kopie des Worddokuments als PDF Datei wird dabei nicht auf der Festplatte usw. erstellt.

Die Vorgehensweise ähnelt der des Speicherns der PDF Datei. Um die Word Datei als PDF an eine EMail anzuhängen muss man aber die Option "Per E-Mail senden" (siehe Abbildung oben) auswählen. Danach kann man verschiedene Optionen wählen. Die auszuwählende Option ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Das Word Dokument wird in eine PDF Datei umgewandelt und im Standardmailprogramm als neue EMail geöffnet. Man muss nun nur noch Empfänger, Betreff und die Nachricht eingeben und kann das Worddokument ganz einfach als PDF Datei an den gewünschten Empfänger per EMail senden.

Übrigens werden alle Word Formateinstellungen, wie auch die Silbentrennung in Word, mit in das PDF Format übernommen.