Formatvorlagen für Microsoft Word - erstellen, anpassen, löschen

Die Formatvorlagen in Microsoft Word sind standardmäßig bereits vorhanden und es gibt eine große Anzahl an brauchbaren Vorlagen. Viele Benutzer von Microsoft Word unterschätzen die Vorteile von Word Formatvorlagen und passen immer und immer wieder die Texte in Briefen und Briefvorlagen von Word oder beim Erstellen von wissenschaftlichen Arbeiten an.

Dabei kann mit den Word Formatvorlagen die Arbeit vereinfacht werden und eine Menge Zeit gespart werden. In diesem Artikel werden folgende Dinge behandelt:

1. Wo findet man Standardformatvorlagen in Word
2. Wie kann man Formatvorlagen ändern
3. Wie kann man Microsoft Word Formatanlagen löschen
4. Wie erstellt man neue, benutzerdefinierte Formatvorlagen in Word

Standardformatvorlagen in Microsoft Word

Die Formatvorlagen befinden sich im Karteireiter Start und ein markierter Text kann mit einem einfachen Klick auf die entsprechende Vorlage angepasst werden.

Die Formatvorlagen in Word erfüllen den Zweck, schnell und unkompliziert markierte Textbereiche des Worddokuments anzupassen. Dabei werden auch bei nachträglichen Änderungen der Formatvorlage alle Texte, die mit derselben Formatvorlage hinterlegt worden sind, im Nachhinein automatisch angepasst. Das o.g. aufwändige manuelle Ändern von Absätzen, Schriftart und Schriftgröße, Zeilenabständen entfällt bei der Arbeit mit Formatvorlagen.

Um standardmäßig beim Aufruf des Dokuments in Word immer seine individuell angepassten Formatvorlagen zu erhalten empfiehlt es sich, eine Dokumentenvorlage mit angepassten Formatvorlagen zu erstellen. Wie das geht, soll am Beispiel eines Geschäftsbriefes mit bereits eingefügten Falltmarken und Lochmarken aus einem anderen Beispiel erläutert werden.

Ändern von Word Formatvorlagen

Die zur Verfügung stehenden Formatvorlagen sind in der oberen Abbildung ersichtlich. Um das Anpassen zu erläutern, wird die Formatvorlage "Standard" angepasst. Als Standardeinstellung der Vorlage sind von Microsoft Word z.B. die Schriftart Calibri und die Schriftgröße 11 eingestellt. Diese und weitere Einstellungen werden wie nachfolgend erläutert, geändert.

Um die Formatvorlage zu ändern gibt es mehrere Möglichkeiten. Die einfachste ist der Rechtsklick auf die Formatvorlage und die Auswahl der Option "Ändern..." Daraufhin erscheint das Dialogfeld, in dem bereits einige Einstellungen der Formatvorlagen direkt verändert werden können.

Mit einer Schnellauswahl kann die bestehende Schriftart, die Schriftgröße, Fett-, Kursiv-, oder Unterstrichen als Format, die Farbe, Ausrichtung (links, rechts, zentriert, Blocksatz), der Zeilenabstand und Absatzabstände eingerichtet werden.

Die Anpassung in unserer Formatvorlage beinhaltete folgende Punkte:

• Schriftart Calibri zu Arial geändert
• Schriftgröße von 11 auf 12 Pt geändert
• Textausrichtung von links ausgerichtet auf Blocksatz geändert
• Zeilenabstand von einfach auf 1,5fachen Abstand der Zeilen

In der folgenden Abbildung sind die einzelnen Schritte mit Ziffern dargestellt.

Löschen von Microsoft Word Formatvorlagen

Unter dem Karteireiter Start findet man den Schnellformatvorlagenkatalog. Hier können mit einem Klick Formatvorlagen für die markierten Textbereiche in einem Word Dokument ausgewählt werden.

Meistens benötigt man für die Arbeit in Word aber nicht alle Formatvorlagen, welche in diesem Schnellzugriff angegeben sind. Um die Übersichtlichkeit zu wahren und nur die notwendigen Formatvorlagen in diesem Katalog anzeigen zu lassen, kann man Formatvorlagen einfach aus diesem Katalog löschen. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf die zu löschende Formatvorlage und wählt "Aus Schnellformatvorlagen-Katalog entfernen" aus. Dadurch wird auch beim nächsten Aufruf der Wordvorlage diese Formatvorlage nicht mehr in dem Schnellzugriff angezeigt. Die Formatvorlagen gehen allerdings nicht verloren, werden nur in diesem Bereich nicht mehr angezeigt.

In unserem Beispiel entfernen werden alle Formatvorlagen aus dem Katalog entfernt, bis auf die Standard Formatvorlage.

Hat man unabsichtlich eine Formatvorlage aus dem Schnellzugriff gelöscht und möchte diese aber wieder einblenden, so kann man den Vorgang auch umkehren. Über den Button mit dem Pfeil unter Formatvorlagen  auch alle Formatvorlagen anzeigen lassen, die Word bereit stellt. Alternativ kann dies mit der Word Tastenkombination ALT + STRG + SHIFT + S erfolgen.

Aus dem sich öffnenden Menü sucht man die entsprechende Formatvorlage aus und wählt rechts den Pfeil aus. Danach kann man die Option "Zu Schnellformatvorlagen-Katalog hinzufügen".

Formatvorlagen in Word erstellen

Kann man keine geeignete Formatvorlage für das gewünschte Layout finden, so gibt es in Word auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Formatvorlagen zu erstellen. Dazu wählt man aus dem Formatvorlagenmenü, welches beim Löschen von Formatvorlagen oben bereits mit dem Word Shortcut STRG + ALT + SHIFT + S aufgerufen wurde die Option "Neue Formatvorlage" ganz unten links.

Im Beispiel der Briefvorlage mit Lochmarken und Falzmarken in Word soll eine Formatvorlage für den Absender im Blickfeld des DIN langen Umschlages erstellt werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Dialogfeld, welches bei neu zu erstellenden Formatvorlagen in Word angezeigt wird.

Der Name der Formatvorlage kann frei gewählt werden. Im Beispiel soll der Absender des Briefes bzw. Briefbogens in Word definiert werden. Daher wird als Name der Formatvorlage Absenderkennung eingetragen. Die folgenden Auswahlmöglichkeiten bei der Erstellung einer neuen Formatvorlage in Word haben nachfolgende Bedeutungen:

• Formatvorlagentyp: meist verwendet ist hier die Auswahl Absatz für normalen Text. Es kann auch Tabelle, Zeichen oder Liste für spezielle Formatvorlagen ausgewählt werden
• Formatvorlage basiert auf: es kann ausgewählt werden, welche bereits bestehende Formatvorlage der neuen am ähnlichsten ist - somit können viele Einstellungen der älteren Formatvorlage bereits übernommen werden
• Formatvorlage für folgenden Absatz: diese Option zeigt Word, welche Formatvorlage beim Drücken der Entertaste im Text als nächstes standardmäßig genutzt werden soll, bei Überschriften in wissenschaftlichen Dokumenten beispielsweise, soll meistens danach mit der Formatvorlage "Standard" weitergearbeitet werden - auch in diesem Beispiel wird die Formatvorlage Standard für den nächsten  Absatz ausgewählt

Weitere Änderungen, die an der Absender Formatvorlage vorgenommen werden (siehe dazu Formatvorlagen anpassen in diesem Artikel):

• Schriftgröße wird auf 8 gesetzt
• Ausrichtung: linksbündig
• Unterstrichen

kostenloser Download der Briefvorlage mit Lochmarke und Falzmarken und Formatvorlage