Mit Textmarken und Querverweisen Texte an mehreren Stellen aktualisieren

Entgegen den Schnellbausteinen in Word gibt es die Möglichkeit, mit Textmarken und darauf basierenden Querverweisen an vielen Stellen in einem Word Dokument Texte bzw. Buchstaben-Ziffer-Kombinationen zu aktualisieren. Legt man einmal die Textmarke fest und verweist an einer anderen Stelle in dem Word Dokument mit einem Querverweis auf diese Textmarke, so werden bei einer Änderung der original Textmarke auch die referenzierten Querverweise aktualisiert.

Erstellen einer Textmarke in einem Word Dokument

Um eine Textmarke in Word zu definieren geht man ähnlich vor wie bei der Erstellung von Schnellbausteinen in einem Word Dokument. Man markiert den gewünschten Text. Danach klickt man auf den Karteireiter Einfügen in Word und wählt aus dem Menü Textmarke aus. Daraufhin öffnet sich das abgebildete Menü. Hier muss nur ein aussagekräftiger Name für die Textmarke vergeben werden, um später die gewünschte Textmarke in Word einfach wiederzufinden.

In dem einfachen Beispiel will ich nur die Funktionalität von Textmarken in Worddokumenten erläutern. Daher gebe ich der Textmarke einfach den Namen Test. Bei mehreren zu verwendenden Textmarken ist es allerdings wirklich sinnvoll auch länger, nicht zu verwechselnde Namen für die Textmarken zu vergeben, da dies beim Einfügen des folgenden Querverweises eine Menge an Arbeit bzw "Nachschauen" erspart.

Mit einem Querverweis auf eine Textmarke referenzieren

Mit der Option des Querverweises ermöglicht es Word, auf bestehende Textmarken zu referenzieren. Natürlich gibt es beim Einfügen von Querverweisen noch eine Menge anderer Optionen. In diesem Artikel liegt allerdings die Priorität auf dem Nutzen vorhandener Textmarken und die Aktualisierung dieser Eingabe an mehreren Stellen durch Querverweise in Word.

Fügt man einen Querverweis in Word ein, was über den Karteireiter Einfügen -> Querverweis passiert, so ist aus dem Dropdownmenü zuerst Textmarke auszuwählen. Danach sieht man alle definierten Textmarken im aktuellen Dokument und kann diese einfach mit einem Klick auf Einfügen im aktuellen Dokument eingefügt werden. Der Text der oroginal Textmarke wird dabei übernommen. Man erkennt den Querverweis daran, dass beim Markieren des Textes des Querverweises ein grauer Hintergrund angezeigt wird, der ähnlich wie bei Feldern in einem Worddokument aussieht.

Wird jetzt die Textmarke verändert und danach das Dokument gedruckt bzw. die Seitenvorschau angezeigt, so aktualisiert sich der Text der Textmarke in Word automatisch an jeder Stelle, bei der die Option des Querverweieses in Word genutzt wurde.