Mit Schnellbausteinen in Word Wörter oder Textabschnitte schnell verfügbar machen

Um immer wiederkehrende oder oft genutzte Wörter bzw. ganze Abschnitte, wie eine Grußformel in Briefen oder Briefbögen in Word, schnell per Tastendruck zu nutzen, empfiehlt sich die Nutzung der sogenannten Word Schnellbausteine. Aber wie können diese Elemente schnell konfiguriert und genutzt werden. Dies soll in diesem Artikel dargestellt werden.

Erster Schritt: Speichern von Schnellbausteinen in Word

Als Beispiel habe ich die Grußformel am Ende eines Briefes gewählt. Inwieweit diese anwendbar ist oder geändert werden soll, spielt für die Nutzung der Schnellbausteine in Word keine Rolle. Das Ziel der Schnellbausteine ist wie oben bereits beschrieben, häufig genutzte Wörter, Absätze oder sogar Tabellen oder Listen in einem Worddokument mit einem Kürzel zu versehen, um dieses schneller einzutippen bzw. verfügbar zu machen.

Der erste Schritt bei einem Schnellbaustein in Word ist es also, den Text des Schnellbausteins zu definieren. Man markiert den Text in dem Worddokument, den man öfter verwenden will. In dem Beispiel zeigt die Markierung wie o.g. die Grußformel am Ende des Worddokuments. Nachdem man den Text markiert hat, wird die Tastenkombination für Word ALT + F3 gedrückt. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld, welches unten in diesem Artikel zu sehen ist. In diesem Dialogfeld muss man ein eindeutiges Kürzel zuordnen, welches beim nächsten Aufruf des Schnellbausteins in Word benutzt werden soll. Für die Nutzung der gesamten Grußformel soll MFG als Kürzel verwendet werden und als Schnellbaustein eingerichtet werden. Dazu erfolgt im Feld Name die Eingabe "MFG". Die Eingabe wird mit einem Klick auf OK abgeschlossen.

Nutzung von Text-Schnellbausteinen in Word

Um den gerade angelegten Text Schnellbaustein in Word zu nutzen, benötigt man nur eine Übersicht der bisher angelegten Kurzzugriffe. Wie oben beschrieben, wurde für die Grußformel das Kürzel MFG benutzt. Immer wenn in dem aktuellen Word Dokument jetzt der markierte Abschnitt, das Wort oder die Textpassage mit dem Kürzel aufgerufen werden soll, tippt man die verwendete Abkürzung des Schnellbausteins in Word - in diesem Fall "MFG" - und drückt danach als Shortcut in Word die F3 Taste. Der Text, den man festgelegt hat sollte dadurch an der festgelegten Stelle erscheinen und das eingegebene Kürzel für den Schnellbaustein ersetzen.

Im Gegensatz zu Textmarken kann man den Inhalt eines Schnellbausteins auch mit den o.g. Einstellungsmöglichkeiten überschreiben. Den Wert, den der Schnellbaustein in Word hat ist nicht dynamisch und wird entgegen der Verwendung von Textmarken in Verbindung mit Querverweisen in einem Word Dokument nicht aktualisiert.