Organigramm mit Microsoft Visio erstellen und bearbeiten

Mit dem Kauf von Visio erhält man ein starkes Programm zur Erstellung von Diagrammen. In diesem Visio Tutorial soll beschrieben werden, wie man auf einfache Art und Weise ein Organigramm in Visio erstellt.

Diese Serie von Tutorials wird in insgesamt drei Artikel aufgeteilt:

1. Erstellung eines Organigramms in Visio (dieser Artikel)
2. Erstellung eines Organigramms in Excel
3. Erstellung eines Organigramms in Word

Da dies der erste Artikel der Serie "Erstellen eines Organigramms" in der Office Software ist, soll kurz darauf eingegangen werden, was ein Organigramm ist und wieso dies erstellt werden sollte.

Organigramm - was ist das und wofür?

Das Organigramm stellt systematisch den Aufbau eines Unternehmens bzw. einer Organisation dar. Mit diesem werden Hierarchien und Weisungsbefugnisse visualisiert. Das Organigramm dient z.B. im Qualitätsmanagement dazu, die Struktur eines Unternehmens übersichtlich darzustellen. Das Organigramm ist eine Forderung eines QM Systems.

Organigramm in Visio erstellen

Meine favorisierte Software, um Organigramme oder Flussdiagramme zu erstellen, ist Microsoft Visio. Daher starte ich mit der Artikelserie zur Erstellung von Organigrammen auch mit diesem Programm. Um ein Organigramm in Visio zu erstellen, öffnet man mit SRG + N ein neues Dokument oder klickt auf das Menü Start und wählt danach "Neu".

Dort findet man in den Vorlagen unter "Geschäft" auch das Organigramm und einen Organigramm-Assistent.

Mit einem Doppelklick auf das Symbol erstellt Visio eine neue Datei, bei der die verschiedenen Formen bzw. Shapes für ein Organigramm zu finden sind.

Shapes für das Visio Organigramm nutzen

Öffnet man wie beschrieben ein neues Organigramm in Visio, so befindet sich auf der linken Seite die Auswahl der Formen bzw. sogenannten Shapes, die Visio für das Organigramm hinterlegt hat. Diese können in gewohnter Weise per Drag and Drop auf den Arbeitsbereich gezogen werden.

Die beiden folgenden Abbildungen zeigen links die verfügbaren Shapes für das Organigramm und rechts, wie diese auf dem Arbeitsbereich aussehen. Ich habe in der rechten Abbildung die vorgegebene Funktion von Visio in den Shapes eingetragen.

Die rechts dargestellten Größenverhältnisse sind die standardmäßigen Größen, wenn man die Shapes des Organigramms auf das Arbeitsblatt zieht. Nachfolgend soll an einem Beispiel gezeigt werden, wie man die Shapes verknüpft und somit ein Organigramm erstellt.

Hierarchie in einem Organigramm in Visio darstellen

Wie bereits eingangs erwähnt ist das Organigramm eine Diagrammart, mit der man die Struktur des Unternehmens oder der Organisation darstellen kann. Diese drückt gleichzeitig die Hierarchie im Unternehmen aus. Daher verwendet man für die gleiche Ebene in der Hierarchie auch die gleiche Ebene im Organigramm. Das bedeutet, ganz oben steht die Führung, danach kommen Abteilungsleiter, eventuelle Gruppenleiter und im unteren Teil des Organigramms stellt man die Mitarbeiter dar.

In meinem Beispiel des Organigramms erstelle ich eine Hierarchie mit der Führung, einem Berater, drei Abteilungen bzw. Abteilungsleitern sowie einer unterschiedlichen Anzahl an Mitarbeitern. Um dieses Organigramm zu erstellen geht man wie folgt vor.

Als erstes wird per Drag and Drop das Shape für die Führungskraft etwa mittig auf den Arbeitsbereich gezogen. Danach kann man beim Erstellen von mehreren gleichrangigen Abteilungen zum Beispiel auch die Organigramm-Shapes "Mehrere Shapes" oder "Drei Positionen" benutzen. Während zweitere exakt drei Positionen erzeugt, kann die erste Option für eine frei einstellbare Anzahl von allen verfügbaren Organigramm-Formen genutzt werden.

Visio Tipp: Wenn man Die Shapes direkt auf die übergeordnete Position zieht, so werden diese mit dieser verknüpft.

Da ich exakt drei Positionen nach der Führungsebene benötige, ziehe ich das Shape "Drei Positionen" per Drag&Drop auf das eben erstellte Feld "Führung". Die Verbindungen werden direkt erstellt und das Organigramm sollte zum jetzigen Zeitpunkt in etwa so aussehen:

Im nächsten Schritt füge ich dem Organigramm den Berater hinzu. Dazu wähle ich das entsprechende Visio Shape aus und zieh dieses ebenfalls per Drag&Drop auf die erste Ebene, die Führungskraft. Somit wird auch dieser mit der Führung verknüpft.

Um den einzelnen "Positionen", die meine Abteilungen darstellen, Mitarbeiter zuzuweisen kann ich diese ebenfalls einzeln hinzufügen oder wieder das Shape "Mehrere Shapes" verwenden. Leider ordnet Visio diese in beiden Fällen in der nächsten (und in diesem Organigramm Beispiel in der letzten Ebene) auch waagerecht an. Um die Funktion kurz zu erläutern, wähle ich das Shape "Mehrere Shapes" in Visio und ziehe dieses auf meine linke Abteilung.

Das Visio Shape mehrere Positionen für ein Organigramm

Das Shape wurde bereits in einer oberen Abbildung dargestellt. Wenn man dies mit Drag&Drop auf eine bereits vorhandene Position im Organigramm zieht, so öffnet sich das abgebildete Dialogfenster in Visio.

Hier kann jetzt eine individuell wählbare Anzahl eingegeben werden und die Art des Shapes im Organigramm gewählt werden. In meiner Visio Organigramm Vorlage möchte ich "Mitarbeiter" hinzufügen. Diese befinden sich im Dialogfeld weiter unten. Im Beispiel wähle ich zwei Mitarbeiter aus, die dem Organigramm hinzugefügt werden sollen.

Diese werden leider waagerecht hinzugefügt. Von der Platzierung der Elemente wäre aber eine senkrechte Anordnung der Mitarbeiter im Organigramm sinnvoller, da dies meist die unterste Hierarchieebene ist. Die Position kann verändert werden, indem man mit der linken Maustaste auf die eben erstellten Shapes klickt, diese gedrückt hält und an die Stelle zieht, an der man sie haben möchte.

Positionierung von Elementen und Verbindungslinien im Organigramm ändern

Die Positionierung der vorhandenen Shapes auf dem Arbeitsbereich des Organigramms können mit gedrückter linker Maustaste angepasst werden. Drückt man gleichzeitig die Umschalt- bzw. Shifttaste, so verrückt man das ausgewählte Visio Shape nur in senkrechter oder waagerechter Position. Die Taste eignet sich daher gut zur Positionierung in einer Linie.

Wenn man die Shapes des Organigramms verschiebt, so kann es unter Umständen unschöne bzw. nicht optimale Verbindungslinien geben, wie die folgende Abbildung zeigt.

Die Anschlusspunkte der Verbindungslinien im Visio Organigramm kann man ändern, in dem man auf die Linie klickt. Danach wählt man das entsprechende rote Kästchen an und hält die linke Maustaste gedrückt. Die Verbindungslinie kann an vier Positionen des Shapes mit diesem verknüpft werden.

Namen der Organigramm Shapes ändern

Nachdem die Positionierung der einzelnen Shapes im Organigramm abgeschlossen ist, sollen die Namen der jeweiligen Abteilungen geändert werden. Dazu klickt man einfach doppelt auf das jeweilige Shape, welches bearbeitet werden soll. Daraufhin kann man den Namen und den angezeigten Titel ändern.

Die erste Zeile steht dabei immer für den Namen und die zweite Zeile gibt die Stellenbezeichnung an.

Nach einigen Änderungen der Positionen der Shapes, der Verbindungslinien im Organigramm und der Umbenennung der einzelnen Positionen, ist folgendes Organigramm entstanden.

Organigramm Vorlage downloaden

Die fertige Vorlage des Organigramms, welches ich in Microsoft Visio erstellt habe, können Sie sich downloaden und Ihren Bedürfnissen anpassen. Möchten Sie in individuelles Organigramm oder haben Wünsche, was hier noch erklärt werden soll, so nutzen Sie die nachfolgende Kommentarfunktion.

Download der Organigramm Vorlage in Visio

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