Signatur in Outlook 2010 erstellen, einfügen oder ändern

Eine Signatur ist in Outlook eine automatisch angehängte Passage an EMails, die zum Beispiel eine Grußformel, eine Absenderkennung oder weitere Kontaktinformationen enthalten kann. Wenn das EMailkonto in Outlook erstellt ist, so kann man für dieses Konto oder für weitere Konten eine Signatur erstellen.

Um das Menü zum Erstellen der Signatur zu erreichen, muss man im Karteireiter Datei des Menübandes auf Optionen klicken. Danach wählt man "EMail". An dritter Stelle befindet sich das Menü zum Erstellen, einfügen, ändern und löschen von Signaturen für Outlook Kontos.

Verwaltung von Signaturen bei Outlook

Klickt man auf die Schaltfläche Signatur, welche man wie o.g. in den Optionen für Outlook findet, so öffnet sich ein umfangreiches Menü mit vielen Einstellungsmöglichkeiten zu neuen Signaturen, zum Bearbeiten, Ändern oder Löschen von Signaturen in Outlook.

Das sich daraufhin öffnende Menü beinhaltet alle Einstellungsmöglichkeiten für Signaturen bei Outlook. In diesem Fenster kann man Signaturen hinzufügen, ändern, löschen und den jeweiligen Kontos von Outlook hinzufügen. Das Menü wird in der folgenden Abbildung gezeigt. Sind noch keine Signaturen erstellt, so sieht das Fenster wie folgt aus:

Dieses Dialogfeld zur Verwaltung von Signaturen ist kurz erklärt. Im linken oberen Bereich befindet sich die Option zum Erstellen neuer Signaturen oder zum Ändern und Löschen der bereits bestehenden Signaturen in Outlook. Auch umbenennen ist möglich.

Im oberen rechten Bereich des Menüs findet man insgesamt drei Auswahlmenüs. In dem ersten Auswahlmenü kann man aus allen bestehenden Outlook Mailkonten auswählen. Hat man ein Mailkonto ausgewählt, so kann man mit den Einstellungen bei "Neue Nachrichten" und "Antworten/Weiterleitungen" einstellen, ob und wenn ja, welche Signatur Outlook verwenden soll.

Im unteren Bereich befindet sich das Textfeld zum Eingeben des Textes für eine Signatur bei Outlook.

Erstellen einer neuen Signatur in Outlook

Um eine neue Signatur zu erstellen, klickt man auf den Button "Neu". Daraufhin muss man einen Namen für die Signatur angeben. In meinem Outlook Beispiel gebe ich der Signatur den Namen "Andreas". Mit einem Klick auf OK erscheint die Signatur im oberen linken Feld und man kann diese bearbeiten.

Dazu wird das untere Textfeld ausgewählt und man gibt den Text ein, der beim Erstellen oder Antworten von Mails zusätzlich angehängt werden soll. Mit einem Klick auf Speichern wird die Signatur in Outlook erstellt.

Einfügen von Signaturen in ein Outlook Konto

Um die eben erstellte Signatur einem Outlook Konto zuzuweisen, muss zuerst das entsprechende Mailkonto im oberen rechten Bereich ausgewählt werden. Danach kann in den unteren Auswahlmenüs eingestellt werden, welche und ob eine Signatur bei neuen EMails oder bei Antworten bzw. Weiterleitungen von EMails angehängt werden soll.

Es muss beim Anwählen eines Outlook Kontos immer die Signatur in den Dropdownmenüs angezeigt werden, welche bei dem Mailkonto verwendet werden sollen.

Outlook Signaturen ändern, speichern oder umbenennen

Um die erstellten Signaturen in Outlook zu ändern, klickt man im oberen linken Bereich auf die gewünschte Signatur und danach auf das Textfeld unten. Alle vorgenommenen Änderungen müssen mit einem Klick auf den Button Speichern abgeschlossen werden. Die Outlook Signatur ist so geändert worden.

Wählt man eine Outlook Signatur aus und wählt den Button "Umbenennen", so öffnet sich ein kleines Fenster, in dem der neue Name der Outlook Signatur eingegeben werden kann.

Einfach einen anderen Namen eingeben und mit OK bestätigen. Die Outlook Signatur wird umbenannt. Ich benenne die Signatur in "Andreas kurz" um, da nachfolgend gezeigt werden soll, wie man unterschiedliche Signaturen in einem Outlook Konto verwendet werden.

Verschiedene Outlook Signaturen für ein Mailkonto

Manchmal ist es erforderlich, dass man zwei unterschiedliche Signaturen für ein Mailkonto in Outlook verwendet und zwar so, dass beim Erstellen einer neuen EMail in Outlook eine lange Signatur und beim Antworten/Weiterleiten eine kurze Signatur gewünscht ist. Dies kann man mit Outlook einfach realisieren.

Zuerst muss also eine zweite Outlook Signatur angelegt werden. Diese nenne ich "Andreas lang" und kann zum Beispiel weitergehende Kontaktinformationen, wie

• Telefonnummer in der Signatur
• Kontaktadresse
• Webseitenverweise

enthalten. Nach dem Eintragen der gewünschten Informationen, bestätigt man mit Speichern wieder die Eingabe im unteren Feld zur Bearbeitung der Signaturen. Danach erhält man im obigen linken Übersichtsfeld beide Signaturen angezeigt:

Auf der rechten Seite kann man jetzt dem ausgewählten Outlook Mailkonto verschiedene Signaturen für das Erstellen von neuen Mails sowie dem Antworten und Weiterleiten von empfangenen Mails zuweisen. Dies geschieht mit einer einfachen Auswahl aus dem Dropdownmenü von Outlook.