Kostenlose Excel Vorlage eines Kassenbuchs für Unternehmen

Dieses Microsoft Excel Tutorial soll zeigen, wie man in der Office Software in wenigen Schritten eine Vorlage eines  kostenloses digitales Kassenbuch in Excel erstellen kann. Das Kassenbuch in Excel kann für jeden Monat des Jahres durch verschiedene Excel Arbeitsblätter genutzt werden. Dazu findet man eine Jahresübersicht, der man Einnahmen und Ausgaben der Kasse entnehmen kann. Ideal ist das Kassenbuch für Selbständige und Unternehmer, welche zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet sind oder durch Bareinnahmen ein Kassenbuch führen müssen. Sie möchten dieses nicht selber erstellen, sondern direkt downloaden? Dann klicken Sie bitte auf den folgenden Link:

Kostenlose Vorlage Excel Kassenbuch downloaden

Vorbereitung und erstes Excel Arbeitsblatt

Zuerst öffnet man eine neue Excel Arbeitsmappe mit der Tastenkombination für Excel STRG + N. Das erste Arbeitsblatt soll eine Übersicht für das kostenlose Kassenbuch des kompletten Jahres beinhalten und wird zuerst nur formell angepasst und später erweitert. Zu dem grundlegenden Layout der Excel Tabelle gehört die Überschrift und die Angabe des Saldos der Kasse zum Jahresbeginn der Kasse.

Dazu wechsel ich zuerst in die Seitenansicht von Excel, um die Abmaße beim Ausdruck in Excel einschätzen zu können. Über das Menü Seitenlayout kann man gegebenenfalls die Breite und Höhe der Seitenränder in Excel anpassen. Die Überschrift soll die ersten drei Zeilen sowie die komplette Tabellenbreite von Excel einnehmen. Dazu kann man die Option "Verbinden und zentrieren" von Excel nutzen. Weiterhin richte ich eine Excel Tabellenzelle für den Kassenbestand zu Jahresbeginn ein sowie die Eingabe des Jahres ein, für das das Kassenbuch erstellt werden soll. Der folgende Screenshot zeigt den Zwischenstand des kostenlosen Kassenbuchs in Microsoft Excel.

Excel Arbeitsblatt für die Monate des kostenloses Kassenbuchs

Da die nächsten 12 Arbeitsblätter in dem Kassenbuch bis auf einige wenige Unterschiede, wie Name und Verknüpfung identisch sind, wird zuerst nur ein neues Arbeitsblatt der Excel Mappe hinzugefügt und später kopiert. Das neue Arbeitsblatt wird in Januar umbenannt. Die Überschrift soll später den jeweiligen Monat und das aktuell angegebene Jahr beinhalten. Um später nicht alle Tabellenblätter manuell umbenennen zu müssen, kann hier der Name des Arbeitsblatts in einer Excel Zelle der Tabelle angezeigt werden. Der Nachteil besteht darin, dass beim Wechseln zwischen den Arbeitsblättern der Monate des kostenlosen Kassenbuchs immer die Taste F9 gedrückt werden muss, um die Anzeige zu aktualisieren.

Zusammen mit der Verketten Funktion von Excel nutze ich diese Anzeige und verkette diese verschiedenen Excel Zeichenketten. Die Excel Formel zur Anzeige des Monats und des Jahres sieht dann wie folgt aus:

=VERKETTEN(RECHTS(ZELLE("dateiname");LÄNGE(ZELLE("dateiname"))-FINDEN("]";ZELLE("dateiname")));" ";Jahresübersicht!C6)

Dem aktuellen Arbeitsblatt werden nun in der Excel Seitenansicht noch einige typischen Zellen für ein Kassenbuch hinzugefügt, auf die im Näheren nicht besonders eingegangen wird.

Schritt für Schritt zum ersten Arbeitsblatt im Excel Kassenbuch

Nach dem Kopfbereich, der eine Übersicht über den aktuellen Monat des Kassenbuchs geben soll, soll nun ermöglicht werden, Daten in die Excel Tabelle einzugeben. Als erstes wird der Kopfbereich der Eingabetabelle erstellt, der aus den folgenden Tabellenspalten bestehen soll:

1. Datum
2. Beleg(-nummer)
3. Bemerkung
4. Einnahme oder
5. Ausgabe
6. Steuersatz für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen
7. automatische Berechnung des Nettobetrags in Excel
8. automatische Berechnung der Umsatzsteuer aus dem eingegebenen Umsatzsteuersatz bei Einnahmen oder
9. automatische Berechnung der Vorsteuer bei Ausgaben

Die ersten Spalten werden mit der Summenfunktion mit dem jeweiligen Feld im Kopfbereich summiert. Ich lege dabei in der Seitenansicht die Eingabe der Felder zuerst auf eine Excel Tabellenseite fest. Das können im Beispiel des Kassenbuchs pro Monat erst einmal bis zu 42 Einträge sein.

Für die automatische Berechnung der verschiedenen Beträge, wie Nettobetrag, Umsatzsteuer und Vorsteuer nutze ich die wenn Funktion von Excel mit Und Verknüpfungen. Dabei wird auch abgefragt, ob ein Steuersatz eingegeben wurde. Ist dies nicht der Fall, zum Beispiel wenn ein Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer dieses kostenlose Kassenbuch nutzt, werden keine Steuern berechnet.

Formatierungen der Excel Tabelle

Die Excel Tabelle bis zum Seitenende formatiere ich über das Excel Menü Start als Tabelle. Das Eingabefeld "Bemerkung" wird zudem vorab mit einem Zeilenbruch in Excel formatiert.

Im Kopfbereich des Kassenbuchs nutze ich bei der Differenz der Steuer sowie dem aktuellen Bestand der Kasse die bedingte Formatierung von Zellen. Während der Kassenbestand mit hellroter Füllung dargestellt wird, insofern dieser negativ wird (Eingabefehler o.ä.), wird die Differenz der Umsatzsteuer und Vorsteuer als rot angezeigt, wenn beim Finanzamt Steuer gezahlt werden müsste und grün, wenn man Vorsteuer zurück erhält. Natürlich hängen auch andere Umsätze und Kosten davon ab, die in dem Kassenbuch nicht berücksichtigt werden.

Einige weitere kleine Formatierungsanpassungen sind subjektive Verschönerungen der Excel Tabelle.

Schutz des Arbeitsblattes und der Excel Tabelle

Bevor das Kopieren von Arbeitsblättern bzw. Excel Tabellen ansteht, sollen diejenigen Tabellenzellen in Excel vor ungewollter Veränderung geschützt werden, welche Formeln zur Berechnung der Steuer enthalten. Das aus diesem Artikel entstandene Excel Tutorial zum Schutz von Zellen und Tabellen und Arbeitsblättern finden Sie auch auf officecoach24.de.

Kopieren der Excel Tabelle bzw. des Arbeitsblattes für 12 Monate im Kassenbuch

Die Vorlage für den Monat Januar wird einfach und schnell insgesamt 11mal kopiert und ans Ende gefügt. Die Namen der Excel Tabellen werden umbenannt.

Verknüpfung der Monate mit dem kostenlosen Kassenbuch

Zuletzt sollen jetzt noch Verknüpfungen der verschiedenen Excel Tabellen vorgenommen werden. Dazu wird in der ersten Excel Tabelle, der Jahresübersicht jeder Monat und jedes Quartal aufgelistet. Die Anfangsbestände des Monates Februar erstelle ich aus dem Endbestand des Kassenbuchs vom Monat Januar usw. Die Summen für die Quartale werden in der Excel Tabelle Jahresübersicht aus den Summen aus den jeweiligen Arbeitsblättern erstellt.

Verwendung des kostenlosen Excel Kassenbuchs

Im Beispiel sind einige Musterzeilen eingefügt, um die Funktionsfähigkeit des Kassenbuchs zu testen. Entfernen Sie diese einfach. Den Anfangsbestand der Kasse kann man im im Feld B9 der Excel Tabelle einfach anpassen.

Sollten Sie eine bestimmte Excel Tabelle drucken wollen und der Titel des Monats passt nicht dazu, so drücken Sie einfach F9 und die Ansicht aktualisiert sich in Excel automatisch.

Bei Fragen oder Anregungen nutzen Sie bitte die Kontaktmöglichkeit im Impressum.

Download kostenlose Vorlage Excel Kassenbuch

Als Abschluss bietet officecoach24.de das kostenlose Kassenbuch in Excel als Download an.

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