Tutorial: Kostenlose Fahrtenbuch Vorlage in Excel erstellen

In diesem Excel Tutorial lernen Sie die Erstellung eines kostenlosen Fahrtenbuchs mit mehreren Excel Tabellen. Ziel ist es, eine kostenlose Vorlage eines Fahrtenbuchs zu erstellen, welche automatisch die gefahrenen Kilometer in privat und geschäftlich aus Anfangskilometerstand und Endkilometerstand berechnet. Die Aufteilung soll dabei, ähnlich wie im Excel Kassenbuch, monatlich in mehreren Excel Tabellen erfolgen und als Jahresübersicht eine Übersicht über die jeweiligen Monate bieten.

Dieser Artikel richtet sich an Selbständige und Existenzgründer, welche ein Fahrtenbuch aufgrund der Nutzung eines Privat PKW führen müssen.

Mit diesem Link gelangen Sie direkt zum Download des kostenlosen Excel Fahrtenbuchs. Bitte beachten Sie bei der Nutzung auch freundlichst die Möglichkeit, auf diese Seite hinzuweisen bzw. zu verlinken.

Ob Sie ein Fahrtenbuch führen müssen, können Sie bei einem Unternehmensberater nachfragen.

Vorbereitung der Jahresübersicht des Fahrtenbuchs in Excel

Zuerst muss eine neue Excel Arbeitsmappe mit einem Tabellenblatt angelegt werden. Da sich der Aufbau ähnelt kopiere ich die bestehende Excel Tabelle aus dem Kassenbuch in eine neue Excel Arbeitsmappe.

Excel Tipp: Kopieren von Excel Tabellen in eine neue Arbeitsmappe

Nachdem kopiert worden ist, muss zuerst der Blattschutz der Excel Tabelle aufgehoben werden. Danach müssen einzelne Felder in der Übersicht umbenannt werden. So wird aus Kassenbuch - Fahrtenbuch, aus Kassenbestand Kilometerstand etc. Weiterhin wird ein benutzerdefiniertes Format von Zahlen erzeugt, um die gefahrenen Kilometer anzuzeigen und ein weiteres Eingabefeld erzeugt, welches die aktuelle steuerlich geltend machbare Kilometerpauschale anzeigt.

Der Tabellenkopf der Excel Tabelle sieht nach den Änderungen wie folgt aus:

Während das Übersichtsblatt des Excel Fahrtenbuchs später noch entsprechende Excel Formeln erhält, sollen nachfolgend die einzelnen Monatsansichten des Fahrtenbuchs erstellt werden.

Excel Tabellen für die Monate des Fahrtenbuchs

Für die Excel Tabellen der einzelnen Monate des Jahres wird eine Excel Tabelle mit den folgenden Spalten erstellt:

Anlehnung an viele Fahrtenbücher im Printformat

1. Datum
2. Uhrzeit Anfang
3. Uhrzeit Ende
4. Ziel und Zweck der Fahrt
5. besuchte Personen, Unternehmen bzw. Behörden
6. Art der Fahrt (Dropdown-Auswahlliste in Excel erstellen): Privat, Pendeln, Gewerblich
7. Kilometerstand am Anfang der Fahrt
8. Kilometerstand am Ende der Fahrt
9. automatische Berechnung der gefahrenen Kilometer
10. und das berechnete Entgelt bei gewerblicher Benutzung des PKW, welches in der Gewinn-und Verlustrechnung geltend gemacht werden kann

Im Kopfbereich der Exceltabelle des Fahrtenbuchs sollen die Kilometerstände zu Anfang des Monats sowie zum Ende des Monats angezeigt werden. Weiterhin werden über die "summewenn" Funktion von Excel mit Bedingungen die Anzahl an gefahrenen Kilometern aus den eingegebenen Fahrten summiert.

Über Wenn-Dann-sonst Funktionen in Excel werden in den Spalten G,I und J der Excel Tabelle folgende Formeln eingegeben:

• Spalte G: automatische Übernahme des Kilometerstandes zum Fahrtende der oberen Zeile, wenn diese größer als 0 ist (in Zeile 1 automatische Übernahme aus Kopfbereich)
• Spalte I: Wenn die Eingabe des Kilometerstandes zum Fahrtende erfolgt, dann werden in dieser Spalte automatisch die gefahrenen Kilometer berechnet
• Spalte J: Wenn im Dropdownmenü der Excel Zelle F "Gewerblich ausgewählt wurde, dann berechnet Excel hier mit Hilfe der eingegebenen Kilometerpauschale das Entgelt, welches in die GUV übernommen werden kann

Nachfolgend ein Screenshot des Fahrtenbuchs in Excel zum jetzigen Stand mit ein paar Beispieleinträgen:

Druckbereich einstellen, Excel Fahrtenbuch ergänzen, Blätter schützen

Als Abschluss des Tutorials zum Erstellen einer kostenlosen Vorlage für ein Excel Fahrtenbuch soll jetzt noch ein Druckbereich festgelegt werden. Da die Vorlage derzeit in den Monatsübersichten des Fahrtenbuchs 40 Zeilen für die Eingabe von Fahrten beinhaltet, wird der Ausdruck der Monatsübersicht zwei Seiten beinhalten. Daher wird der Kopf der Excel Tabelle als Druckbereich festgelegt, um diesen auch auf der zweiten Seite mit ausgedruckt zu bekommen.

Desweiteren wird die Eingabe in Excel Zellen mit Formeln über den Blattschutz verhindert.

Als letztes werden über das Kopieren von Excel Arbeitsblättern noch weitere 11 Arbeitsblätter vom "Januar" erzeugt, um die restlichen Monate abzubilden. Die Formeln für die Berechnungen in den Arbeitsblättern sind so gestaltet, dass nur der Kilometerstand am Anfang des Monats mit dem jeweiligen Vormonat verknüpft werden muss.

In der Jahresübersicht des Excel Fahrtenbuchs werden die Formeln für die jeweiligen Monate eingegeben.

Download der kostenlosen Excel Vorlage Fahrtenbuch

Abschließend können Sie sich natürlich wie immer die kostenlose Excel Vorlage downloaden. Wenn Ihnen das kostenlose Fahrtenbuch zusagt, Sie Kritik üben möchten oder Verbesserungsvorschläge haben, dann nutzen Sie die Kommentarfunktion oder empfehlen Sie diese Seite weiter.

Vielen Dank!

Download des kostenlosen Fahrtenbuchs als Excel Vorlage